Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

Die FROMMER RECHTSANWALTS PartG mbB betreibt ein Bewerbungsportal mit der Möglichkeit der Online-Übermittlung von Bewerbungen. Die FROMMER RECHTSANWALTS PartG mbB ist sich dabei ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung für ihre Bewerberinnen und Bewerber bewusst. Daher werden personenbezogene Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften verarbeitet. Im Folgenden möchten wir Ihnen erklären, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.    
    
I. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH? AN WEN KANN ICH MICH WENDEN?
Wir sind als potentieller Arbeitgeber Verantwortlicher für diejenigen personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsverfahren bei uns verarbeiten. Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben oder eines der Ihnen nach der Verordnung (EU) 2016/679 (im Folgenden: DSGVO) zustehenden Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an:  

Frommer Rechtsanwalts PartG mbB 
Beethovenstraße 12
80336 München
T +49 89 520 572 0
M datenschutz@frommer.legal

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
activeMind AG 
z. Hd. des Datenschutzbeauftragen Frommer Rechtsanwalts PartG mbB
Potsdamer Straße 3 
80802 München
M dsb@frommer.legal

II. WELCHE VON MIR MITGETEILTEN PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN ERHOBEN UND GESPEICHERT? WOFÜR WERDEN DIESE DATEN VERWENDET?

Wir erheben ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens über das Bewerbungssystem der Personio GmbH übermitteln sowie über weitere Recruitingplattformen, bei denen Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben. 
Für den Fall einer Bewerbung über eine weitere Recruitingplattform weisen wir darauf hin, dass wir die relevanten Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Unterlagen wie CV, Zeugnisse, usw.) in unser Bewerbersystem der Personio GmbH überführen, um eine stringente Verarbeitung und einheitlichen Kommunikation zwischen Ihnen und uns zu gewährleisten.

HINWEIS:

Ihre personenbezogenen Daten werden in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert, die von uns verantwortet und von der Personio GmbH (personio.de) betrieben wird. Mit der Personio GmbH, die eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir eine Auftragsverarbeitung entsprechend Art. 28 DSGVO geschlossen. Sowohl wir als auch die Personio GmbH ergreifen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nach § 64 BDSG die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre persönlichen Daten insbesondere vor einem Zugriff durch unbefugte Dritte und Verlust zu schützen.

Deshalb werden Ihre Daten auch mittels SSL-Verschlüsselung an uns übermittelt, wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem der Personio GmbH bewerben. Eine Übermittlung findet erst statt, wenn sie auf den Buttons "Bewerbung abschicken" klicken.

Daneben verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten, die Sie insbesondere aus beruflichen Gründen in öffentlichen Verzeichnissen oder auf öffentlich zugänglichen Internetplattformen über sich zur Verfügung gestellt haben.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Ihre Stammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (private Anschrift, Telefonnummer, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu Ihren persönlichen Verhältnissen und über Ihren Ausbildungs- und Berufsverlauf. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen (z.B. Gesundheitsdaten), sofern Sie uns diese im Einzelfall mitteilen.

• Die Erhebung dieser Daten erfolgt
  zur Kontaktaufnahme mit Ihnen,
  zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen
  sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, soweit diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist.  In den weiteren genannten Fällen beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder Dritten, etwa im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen, erforderlich. Es findet grundsätzlich keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

III. AN WEN WERDEN MEINE DATEN WEITERGEGEBEN? 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen benötigen. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung der sich aus den einschlägigen Gesetzen ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Wahrung der berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen, von uns oder Dritten erforderlich ist. Hierzu gehört u.a. die Weitergabe an öffentliche Behörden, Rechtsanwälte und Gerichte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem jeweiligen Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsverarbeitung an IT-, Software-, Datenbank- und Kommunikations-Dienstleister o.ä. weitergegeben werden. Alle eingesetzten externen Anbieter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

IV. WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN GESPEICHERT?

Die im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich sind. Im Falle der Nichteingehung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen werden Ihre personenbezogenen Daten ab Mitteilung der Nichteingehung zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen für die Dauer von maximal 6 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere eine Aufnahme in unseren Talent Pool, erfolgt nur, wenn Sie hierzu ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben.
Führt die Bewerbung zur Einstellung, übernehmen wir nur die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalakte; nicht notwendige Unterlagen werden zurückgegeben oder gelöscht.

V. WELCHE RECHT HABE ICH NACH DER DSGVO?

Sie haben grundsätzlich das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen (siehe VI.),
• gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) oder Artikel 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO erteilte Einwilligungen zu bestimmten Zwecken jederzeit zu widerrufen
• gemäß Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Kanzleisitzes).

Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie grundsätzlich nicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind. Sollten Sie uns die notwendigen Daten jedoch nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen zu treffen.

VI. WIDERSPRUCHSRECHT

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@frommer.legal.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.