Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

Die FROMMER RECHTSANWALTS PartG mbB betreibt ein Bewerbungsportal mit der Möglichkeit der Online-Übermittlung von Bewerbungen. Die FROMMER RECHTSANWALTS PartG mbB ist sich dabei ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung für ihre Bewerberinnen und Bewerber bewusst. Daher werden personenbezogene Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften verarbeitet. Im Folgenden möchten wir Ihnen erklären, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.    
    
I. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH? AN WEN KANN ICH MICH WENDEN?
Wir sind als potentieller Arbeitgeber Verantwortlicher für diejenigen personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsverfahren bei uns verarbeiten. Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben oder eines der Ihnen nach der Verordnung (EU) 2016/679 (im Folgenden: DSGVO) zustehenden Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an:  

Frommer Rechtsanwalts PartG mbB 
Beethovenstraße 12
80336 München
T +49 89 520 572 0
M datenschutz@frommer.legal

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:
activeMind AG 
z. Hd. des Datenschutzbeauftragen Frommer Rechtsanwalts PartG mbB
Potsdamer Straße 3 
80802 München
M dsb@frommer.legal

II. WELCHE VON MIR MITGETEILTEN PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN ERHOBEN UND GESPEICHERT? WOFÜR WERDEN DIESE DATEN VERWENDET?

Wir erheben ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens über das Bewerbungssystem der Personio GmbH übermitteln sowie über weitere Recruitingplattformen, bei denen Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben. 
Für den Fall einer Bewerbung über eine weitere Recruitingplattform weisen wir darauf hin, dass wir die relevanten Daten (z.B. Stammdaten, Kontaktdaten, Unterlagen wie CV, Zeugnisse, usw.) in unser Bewerbersystem der Personio GmbH überführen, um eine stringente Verarbeitung und einheitlichen Kommunikation zwischen Ihnen und uns zu gewährleisten.

HINWEIS:

Ihre personenbezogenen Daten werden in einer Datenbank verschlüsselt gespeichert, die von uns verantwortet und von der Personio GmbH (personio.de) betrieben wird. Mit der Personio GmbH, die eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir eine Auftragsverarbeitung entsprechend Art. 28 DSGVO geschlossen. Sowohl wir als auch die Personio GmbH ergreifen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nach § 64 BDSG die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre persönlichen Daten insbesondere vor einem Zugriff durch unbefugte Dritte und Verlust zu schützen.

Deshalb werden Ihre Daten auch mittels SSL-Verschlüsselung an uns übermittelt, wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem der Personio GmbH bewerben. Eine Übermittlung findet erst statt, wenn sie auf den Buttons "Bewerbung abschicken" klicken.

Daneben verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten, die Sie insbesondere aus beruflichen Gründen in öffentlichen Verzeichnissen oder auf öffentlich zugänglichen Internetplattformen über sich zur Verfügung gestellt haben.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Ihre Stammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (private Anschrift, Telefonnummer, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse) sowie Angaben zu Ihren persönlichen Verhältnissen und über Ihren Ausbildungs- und Berufsverlauf. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen (z.B. Gesundheitsdaten), sofern Sie uns diese im Einzelfall mitteilen.

• Die Erhebung dieser Daten erfolgt
  zur Kontaktaufnahme mit Ihnen,
  zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen
  sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG, soweit diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist.  In den weiteren genannten Fällen beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder Dritten, etwa im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen, erforderlich. Es findet grundsätzlich keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

III. AN WEN WERDEN MEINE DATEN WEITERGEGEBEN? 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen benötigen. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung der sich aus den einschlägigen Gesetzen ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Wahrung der berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen, von uns oder Dritten erforderlich ist. Hierzu gehört u.a. die Weitergabe an öffentliche Behörden, Rechtsanwälte und Gerichte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem jeweiligen Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsverarbeitung an von uns beauftragte IT-Dienstleister sowie weitere Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistungen benötigen. Diese Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Den Auftragsverarbeitern ist es vor allem nicht gestattet, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu nutzen. Alle eingesetzten externen Anbieter sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

IV. WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN GESPEICHERT?

Die im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich sind. Im Falle der Nichteingehung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen werden Ihre personenbezogenen Daten ab Mitteilung der Nichteingehung zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen für die Dauer von maximal 6 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere eine Aufnahme in unseren Talent Pool, erfolgt nur, wenn Sie hierzu ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben.
Führt die Bewerbung zur Einstellung, übernehmen wir nur die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalakte; nicht notwendige Unterlagen werden zurückgegeben oder gelöscht.

V. WELCHE RECHT HABE ICH NACH DER DSGVO?

Sie haben grundsätzlich das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen (siehe VI.),
• gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) oder Artikel 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO erteilte Einwilligungen zu bestimmten Zwecken jederzeit zu widerrufen
• gemäß Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Kanzleisitzes).

Abschließend möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie grundsätzlich nicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind. Sollten Sie uns die notwendigen Daten jedoch nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen zu treffen.

VI. WIDERSPRUCHSRECHT

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@frommer.legal.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.